Vika Nur Akmaliah : Desember 2013

Vika Nur Akmaliah

Jumat, 20 Desember 2013

Rabu, 18 Desember 2013

makna sholawat

Harus bisa mengalahkan Nafsu :)

Makalah Penataan Documen Kantor

Hallo selamat malam semuanya.. kita disekolah pasti aja ga luout ya dari namanya tugas apalagi kalo udah sma atau smk pasti ga aneh deh kalo dikasi tugas yang bikin pr banget.. aku mau berbagi sama temen-temen smk khususnya jurusan adminitrasi kantor ini ada makalah tentang dokumen kantor semoga bermanfaat yah kawan =)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT. Atas rahmat dan karunia-Nya akhirnya makalah ini dapat saya selesaikan sesuai yang diharapkan. Dalam makalah ini saya akan membahas “Penataan dokumen kantor”, sesuai dengan pelajaran di tingkat SMK.

Makalah ini dibuat dalam rangka memperdalam pemahaman masalah penataan dokumen kantor yang disajikan dengan ringkas,padat, dan dengan bahasa yang sederhana sehingga kita mudah membaca dan mempelajarinya. Setelah saya membuat makalah ini diharapkan saya dan teman-teman dapat mempraktikannya dalam kehidupan sehari-hari. Dan akan mampu menerapkannya di dalam dunia kerja

Dalam proses pendalaman materi penataan dokumen kantor ini, tentunya saya mendapatkan bimbingan, arahan, koreksi dan saran, untuk itu rasa terima kasih yang dalam-dalamnya kami sampaikan kepada Ibu Agustina Kartika, selaku guru mata pelajaran produktif “Melakukan Prosedur Adminitrasi” dan terima kasih kepada teman-teman yang telah memberikan saran dalam menyelesaikan makalah ini. Dan saya sangat menyadari bahwa makalah ini belum masih jauh dari sempurna, tapi saya sudah berusaha menyelesaikannya dan membuatnya semaksimal mungkin.Oleh karena itu mohon maaf bila ada kekurangan atu penulisan yang kurang jelas.
Demikian makalah ini saya buat semoga bermanfaat,

Bogor,09 Desember 2013

Vika Nur Akmaliah

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Administrasi selalu ada di semua ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi indentik dengan persuratan atau ketataussahaan. Kegiatan ketatausahaan antara lain terdiri dari kegiatan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut hampir seluruhnya menggunakan bahan berupa kertas, sehingga produk dari kegiatan administrasi berupa lembaran kertas yang berisi informasi. Surat-surat dan informasi tersebut tidak boleh hilang. Kehilangan berarti kerugian. Disinilah pentingnya salah satu kegiatan dalam bidang admnistrasi atau ketatausahaan, yaitu mengelola arsip. Data atau arsip-asrip yang dimiliki perusahaan merupakan dokumen yang menjadi kekayaan perusahaan. Karena itu, dokumen-dokumen tersebut harus dijaga dan dilindungi secara baik oleh perusahaan.Adapun tujuan penataan dan penyelenggaraan documen kantor, antara lain sebagai berikut:

1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman

2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat

3.Untuk menghindari pemborosan waktu & tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan

4. Untuk menghemat tempat penyimpanan

5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

Maksud dan Tujuan Dalam rangka menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting dan merupakan bukti pertanggungjawaban yang autentik, baik dari fisik maupun isinya, maka arsip-arsip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu system yang memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali. Kegiatan penyimpanan tersebut membutuhkan perlengkapan dan peralatan arsip yang cukup dari segi jumlah kualitas yang baik pula. Hal ini penting agar arsip-arsip tersebut terlindungi dari bahaya yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan arsip, seperti bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya. Disetiap kantor tentu saja perlengkapan dan peralatan yang digunakan bermacam-macam. Semakin besar kantor dan arsip yang dikelola, maka semakin banyak dan beragam pula perlalatan yang digunakan. Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang admnistrasi / ketata ushaan, sehingga peralatan yang digunakan dibidang kearsipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketata usahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau dokumen. Keberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan adalah juga secara langsung dipengaruhi oleh peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut.

1.2. Rumusan Masalah

Makalah ini disusun berdasarkan pada beberapa permasalahan-permasalahan seperti Penggolongan surat atau dokumen kantor, pengertian dokumen, macam-macam dokumen kantor dan pengertiannya, pengurusan surat masuk dan keluar dengan sistem buku agenda, tata cara penyimpanan surat, pengurusan surat dengan sistem kartu kendali, dan macam-macam sistem mengindeks surat. Metode Pengambilan Data Makalah ini dapat tersusun dengan cara mengumpulkan data-data atau Informasi-informasi baru (update) pada internet, buku Prosedur Adminitrasidan dari refrensi-refrensi yang lain.

1.3. Tujuan

Oleh karena itu, penulisan makalah ini bertujuan agar kita dapat mengerti dan bisa kita praktekan dengan baik. Ruang Lingkup Pada materi belajar ini akan membahas pengelolaan dokumen dalam kantor, seperti proses-proses penyimpanan surat, mengetahui apa saja kegiatan-kegiatan dokumentasi atau menata dokumen dengan cara yang benar dan dengan sistem-sistem yang telah ditentukan, mengetahui proses surat masuk, dan berbagai macam sistem indeks, dalam pengadaan sarana penataan arsip, hendaklah diperhatikan dengan benar bahwa peralatan yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan yang diingikan. Pada makalah ini juga akan dibahas tentang pengertian dari peralatan dan perlengkapan arsip, tipe-tipe penyimpanan, analisa kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsipan serta penjelasan dan kegunaan dari berbagai macam jenis dokumen.

BAB II

2.1 PEMBAHASAN

PENGELOLAAN SURAT ATAU DOKUMEN KANTOR

A.PENGGOLONGAN SURAT ATAU DOKUMEN KANTOR

Dalam suatu kantor, baik intansi pemerintah maupun swasta, dalam kegiatan sehari-harinya terjadi arus penerimaan dan pengeluaran surat. Ada surat yang datang ada pula surat yang keluar. Semua surat yang datang dan keluar itu terdiri dari berbagai macam jenis, ada jenis surat pribadi, surat dinas, dan ada pula surat rahasia.

Dengan banyaknya surat yang datang maupun keluar, maka perlu pengelolaan yang baik, sehingga tidak menghambat penyampaiaan informasi. Untuk menangani hal semacam ini, diperlukan teknik dan metode yang baik dalam pengelolaanya.

Sebelum membahas pengelolaan surat, kita harus tahu dahulu surat atau documen apa saja yang dikelola dalam suatu kantor. Pada dasarnya ada beberapa macam documen kantor, yaitu sebagai berikut :

1.Warkat biasa, adalah sebuah documen yang semula mempunyai nilai atau kegunaan

penting, tetapi akhirnya menjadi tidak berguna, misalnya surat lamaran.

2.Dokumen yang tidak penting (non esensial), yaitu documen yang nilai kegunaannya bersifat

sementara, documen ini dapat diganti dan scara berkala dapat dimusnahkan.

3.Dokumen penting (improtant), adalah dokumen yang ad hubungannya dengan masa lalu

dan masa datang, dan mempunyai nilai guna yang sangat besar. Dokumen ini sangat membantu dalam kelancaran kegiaan organisasi. Dalam documen ini harus disimpan dalam jangka waktu yang lama.

4.Dokumen atau warkaat sangat penting(vital), yaitu documen yang mempunyainilai sejarah

dan ilmiah, yang dapat dijadikan sebagai alat pengingat selama-lamanya.

Macam- macam documen kantor tersebut, dapat dikelola dengan sistem yang baik sesuai dengan kebutuhan kantor tersebut. Dalam pengelolaannya dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu buku agenda dan sistem kartu kendali.

B.PENGURUSAN SURAT MASUK DAN KELUAR DENGAN SISTEM BUKU AGENDA

1.Pengurusan surat masuk

Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu organisasi. Langkah – langkah pengurusan surat masuk adakah sebagai berikut:

a.Penerimaan surat

Tugas penerimaan surat dilakukan dengan cara :

1)Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

2)Meneliti kebenaran alamat pengirim

3)Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya

4)Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

b.Penyortiran

Penyortiran aalah memisah-misahkan surat sesuai dengan kepentingannya untuk proses lebih lanjut. Adapun tujuannya adalah :

-Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat masuk

-Untuk menentukan prioritas penanganannya

-Untuk mempermudah pengawasan

Dalam menyortirkan surat dilakukan oleh petugas yang ditetapkan pada loket penerimaan surat masuk. Tugas dari penyortiran adalah sebagai berikut:

1)Memisahkan surat pimpinan, sekertaris,dan karyawan

2)Memisahkan surat dinas,termasuk surat dinas rutin, surat dinas penting dan surat dinas

rahasia

3)Memisahkan surat yang memerlukan penanganan khusus seperti surat tercatat atau

terdaftar, surat kilat, surat rahasia, surat pribadi, dll.

4)Membaca dan meneliti isi surat agar dapat memberi saran kepada pimpinan sepanjang

Diberi wewenang sepanjang masalah itu

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan golongan surat.

a. Pencatatan

1)Pembukaan sampul

Bila surat yang datang bukan surat rahasia maka surat trsebut boleh dibuka oleh bagian yang berwenang dengan cara membuka amplop, membaca, meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap maksud dari isi surat tersebut dengan menggaris bawahi kata-kata kalimat yang ddianggap penting yang dilakukan oleh bagian kearsipan, kepala sekertariat atau menurut kebijakan pimpinan.

Dan apabila surat itu bersifat pribadi atau rahasia tidak boleh dibuka langsung,tetapi harus disampaikan secara tertutup kepada yang bersangkutan.

1) Pemerikssaan lampiran dan pemberian tanggal

Pemeriksaan lamipran ini meliputi :

1) Apakah nomor surat sesuai dengan nomor amplop

2) Apakah alamatnya sudah cocok

3) Apabila perihalnya ada hubungan dengan surat terdahulu, sertakan surat yang dimaksud.

4) Apakah lampirannya sudah cocok atau belum

2) Pemberian cap/stempel agenda

Setelah isi amplop dikeluarkan, sebelum dicatat dalam buku agenda, terlebih dahulu harus dibubuhkan stempel agenda atau mesin stempel pada ruang kosong di bagian atas halaman pertama dari surat tersebut.

3) Membaca, memberi garis bawah, dan membuat catatan penting/memberi tanda

Kegiatan ini meliputi menggaris bawahi kata-kata atau kalimat-kalimat yang benar-benar dianggap penting yang dapat dengan cepat memberikan gambaran isi surat

b. Pengagendaan surat

Yaitu kegiatan mencatat surat-surat ke dalam buku agenda. Pencatatan ini dapat dilakukan dengan mengunakan daftar penerimaan harian yang dalam istilah asing disebut daily mail record.

Kita mengenal tiga macam buku agenda, yaitu :

a) Buku Agenda

b) Buku Agenda Kembar

c) Buku Agenda berpasangan

Contoh buku agenda tunggal

Nomor	Tanggal	M/K	Surat		Dari/kepada	Isi Ringkasan	Ket
			Nomor	Tanggal

Contoh buku Agenda kembar

c. Pengarahan Surat Masuk

Surat yang telah diagendakan perlu diproses lebih lanjut, petugas mengarahkan dan meneruskan surat tersebut kepada penjabat berwenang. Pengarahan ini biasanya ditulis di lembar disposisi.

Disposisi adalah catatan,saran atau tanggapan setelah surat tersebut dibaca oleh pimpinan. Ada dua macam

1.Disposisi langsung, yaitu langsung ditulis dilembar surat

2.Disposisi tidak langsung, yaitu ditulis pada lembar disposisi sendiri

Prosedur pengarahan yang menggunakan lembar disposisi adalah sebagai berikut :

1) Surat masuk harus disertai lembar disposisi oleh sekertaris kepala tata usaha

2) Surat yang sudah lengkap diteruskan kepada pimpinan untuk memperoleh tanggapan dengan memeberi intruksi atau informasi pada lembar disposisi

3) Surat yang telah mendapat lembar disposisi dikembalikan lagi ke sekertaris. Dan dilanjutkan ke unit pengolah untuk diproses dengan lembar disposisi.

Contoh surat disposisi :

Indeks : Rahasia :

Penting :

Biasa :

Kode : Tgl Penyelesaiaan : .......

Tgl/No. : ..............................................................................

Asal : ..............................................................................

Isi Ringkas : ..............................................................................

Intruksi/ Informasi : Diteruskan Kepada

1. ...........................................................

2. ...........................................................

3. ...........................................................

Sesudah digunakan harap segera dikembalikan

Kepada : .................................................................................

Tanggal : .................................................................................

f. Pendistribusian/ penyampaiaan surat

Penyampaiaan ini menggunakan buku ekspedisi intern. Buku ekspedisi intern adalah buku catatan yang dijadikan bukti antar unit. Berikut ini adalah contoh buku ekspedisi intern.

Contoh buku ekspedisi Intern

Nomor Urut	Tanggal Surat	Nomor Surat	Dikirim Kepada	Nama Penerima	Paraf dan Tanggal Terima

d. Penyimpanan Surat

Penyimpanan surat adalah kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu agar saat diperlukan dapat cepat dan tepat ditemukan. Prosedurnya adalah sebagai berikut :

1) Meneliti tanda pelepas (release mark). Tanda- tanda tersebut diberikan pada lembar disposisi dengan kata-kata : file, simpan, arsip, atau dep

2) Mengindeks

3) Memberi kode penyimpanan

4) Menyortir surat yang akan disimpan sesuai dengan kodenya

5) Menyimpan ke dalam folder (map)

6) Menempatkan arsip sesuai dengan sistem yang digunakan

Apabila digambarkan bagan proseddur surat masuk sistem buku agenda seperti berikut:

Gambar Arus Prosedur Surat Masuk

Ekspedisi

Agenda Masuk

Penerimaan

Penyortiran

Kepala Bagian

Pimpinan

Kepala Bagian

Sekertaris/Kepala Tata Usaha

Diproses

Disposisi Disposisi Disposisi

Arsip

1. Pengurusan surat keluar dengan buku agenda

Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh suatu organisasi kepada pihak lain. Surat keluar yang dikirimkan kemungkinan oleh tiga faktor :

1) Merupakan jawaban dari surat masuk

2) Karena merupakan kebutuhan misalnya organisasi mebutuhkan pegawai baru, peralatan informasi dll.

3) Karena akan memberikan suatu hal, misalnya surat edaran dan surat pengumuman

a. Pembuatan konsep surat

Pembuatan konsep surat adalah kegiatan membuat rencana dan penyusunan penulisan untuk surat-surat keluar atau yang akan dikirim. Konsep surat juga sering disebut draf. Konsep dibuat menggunakan blanko biasanya berbentuk folio ganda (tidak bolak-balik) dan lengkap dengan kolom-kolom serta ruangannya.

Dalam membuat konsep surat harus memenuhi pesyaatan sebagai berikut :

· Bersikap dinas

· Obyektif

· Ringkas dan jelas maksudnya

· Sopan dan ramah bahasanya

· Seragam bentuknya

· Dan rapi dalam penegtikannya

Setelah selesai dibuat konsepntersebut harus mendapat persetujuan dari pimpinan dengan cara membubuhkan paraf pada blanko isian lembar konsep. Konsep yang telah disetujui, kemudian di registrasikan

Contoh lembaran konsep surat

1. Verbal No. ..............................

2. Dikerjakan oleh : .......................

3. Diperiksa oleh : .......................

4. Doteruskan oleh : .......................

5. Unit yang bertanggung jawab tentang materi : .......................

6. Diterima dipenerimaan konsepsurat nomor : .......................

7. Diketik oleh : .......................

8. Ditaklik oleh : .......................

9. Diterima dipengiriman surat keluar tanggal : .......................

10. Dikirim oleh : .......................

11. Diajukan lagi tanggal : .......................

12. Pokok surat : .......................

13. Nomo surat : .......................

14. Lampiran : .......................

15. Keterangan : .......................

16. Peringagtan : .......................

17. Ditetapkan : .......................

18. Setelah selesai dikembalikan pada : .......................

b. Persetujuan konsep surat

Konsep surat yang telahselesai dimintakan persetujuan pada pimpinan.konsep surat yang sudah mendapat persetujuan pimpinan dan penulisannya benarakan di paraf (acc) oleh pimpinan

c. Mengagendakan surat

Surat yang telah di paraf kemudian diminta registrasi (dicatat) untuk memberi kode atau nomor untuk surat keluar. Sama halnya dengan surat masuk surat keluarpun harus diagendakan (dicatat dalam buku agenda ). Nomor surat biasanya diikuti oleh kode surat yang telah ditetapkan. Misalnya pada baris nomor :001/B/III/2009

OO1 = Nomor urut yang diambil dari buku agenda

B = Masalah (berdasarkan indeks yang dipakai )

III = Menunjukan bulan surat dibuat

2009 = Tahun surat

d. Pengetikan konsep surat

Konsep surat yang telah di acc oleh pimpinan yang berwenang dan diagendakan kemudian diserahkan pada juru ketik. Pengetikan surat dibuat rangkap dua sebagai arsip.

Juru tik membaca sekilas konsep surat dan mengamati tulisan yang kurang tepat. Setelah surat dianggap layak diterbitkan maka juru tik mulai mengetik konsep surat dengan rangkap dua, menggunakan kertas karbon atau dicopi surat yang telah diketik ditelti kembali.

e. Penandatanganan surat

Net surat atau yang telah diketik kemudian ditanda tangani oleh pimpinan

f. Pemberian cap

Surat yang telah di tanda tangani kemudian dibubuhi cap stempel. Surat yang belum dicap berarti belum sah. Cap dibubuhkan disebelah kiri pada kaki surat dan menyinggung sedikit tanda tangan. Setelah di stempel surat yang akan dikirim dilipat sesuai ketentuan yang berlaku

g. Pengiriman surat

Dilakukan dengan dua cara yaitu :

1) Dikirim langsung

2) Dikirim melalui pos

h. Penyimpanan surat

Surat yang asli dikirim lewat alamat yang dituju, sedangkan tindasan disimpan menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi.surat yang dibuat oleh suatu lembaga perlu diperhatikan penyimpanan arsipnya. Hal tersebut menghindari permasalahan dikemudian hari, arsip surat dapat menjadi bukti surat autentik.

A. PENGURUSAN SURAT PENTING MASUK DAN KELUAR SISTEM KARTU KENDALI

Surat penting adalah ssemua surat yang turut memengaruhi berhasil tidaknya pencapaiaan tujuan organisasi.

Ciri-ciri surat dinas penting adalah :

1) Memerlukan penanganan segera

2) Jika terlambat diproses dapat merugikan organisasi

3) Jika hilang sulit gantinya

4) Informasai yang terkandung di surat itu tidak terkandung dalam surat lain

5) Memerlukan tindak lanjut

Pengurusan surat penting dilaksanakan menggunakan kartu kendali. Kartu kendali adalah kartu yang digunakan untuk pencatatan dan pengendalian surat masuk dan keluar suatu organisasi.

Kartu kendali berfungsi sebagai :

· Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar

· Sebagai alat pelacak surat

· Sebagai arsip pengganti bagi surat yang masih dalam proses

· Sebagai pengganti buku agenda

Keuntungan menggunakan kartu kendali yaitu:

1) Lebih efesien dibanding sistem buku agenda

2) Dapat membedakan sifat surat (pentinf,biasa,rahasia)

3) Menghilangkan pencatatan berulang

4) Mudah melacak lokasi surat yang sedang di proses

5) Memudahkan menyusunkan arsip

6) Memudahkan inventaris dan penilaian arsip

Contoh kartu kendali ;

Indeks: Tgl.No Urut : M/K Kode :

Isi ringkas :

Lampiran :

Dari : Kepada :

Tanggal : No Surat :

Pengolah : Paraaf :

Catatan :

Penanganan surat dengan kartu kendali dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu sebagai berikut:

a. Surat penting, yaitu surat yang didalamnya memuat masalah pokok yang dapat mempengaruhi berhasil atau tidaknya tercapainya tujuan

b. Surat biasa, surat rutin yang isinya singkat dan tidak perlu disimpan lama.

c. Surat rahasia, surat tertutup langsung ditunjukan kepada orang yang ditunjuk dengan pemrosesannya dilakukan dalam keadaan tertutup.

SISTEM INDEKS DALAM PENATAAN DOCUMEN

A. MENGINDEKS

Indeks sebagai kata kerja merupakan kegiatan yang dilakukan dalam proses melakukan penyimpanan aarsip atau documen. Ada tiga macam pengertian indeks :

1. Indeks dalam pengertian umum, yaitu merupakan alat bantu untuk menentukan suatu tempat

2. Indeks dalam perpustakaan, merupakan katogsasi, indeks film, adau subjek masalah.

3. Indeks dalam pengertian kearsipan, merupakan petunjuk atau tanda pengenal yang memudahkan menentukan tempat penyimpanan arsip, sehingga mudah ditemukan kembali.

Dalam perkantoran, biasanya indeks yang digunakan adalah sebagai berikut :

· Indeks numeric, yaitu suatu daftar atau surat yang disusun menurut nomer kontrol atau disebut daftar infentarisasi

· Indeks subyek, yaitu suatu daftar kunci yang disusun menurut abjad, sesuai dengan nomor control yang berkaitan dengan surat.

Syarat – syarat dalam mengindeks :

o Singkat, jelas dan mudah dimengerti

o Berorientasi pada kebutuham pemakai

o Merupakan kata yang mudah dimengerti

o Diambil atau ditentukan dar surat

Contoh kartu indeks :

Indeks : Bali, Bank, Bandung

Kode/Tanggal surat : 9 MEI 2011

Perihal :Pesanan kertas

Nomor/tanggal surat : 0079/18-6-2004

B. MENGINDEKS SISTEM NOMOR

Sistem penomoran dalam suatu dokumen tidak terlepas dari sistem kearsipan. Sistem penomoran hendaknya memberikan identifikasi spesifik dari berbagai surat dalam subyek yang sama.

Dalam sistem kearsipan, kita mengenal tiga sistem penomoran ;

1. Sistem Dewey Clasification

2. Sistem Terminal digit

3. Sistem congres classification

Keuntungan menggunakan sistem nomor ;

1. Teliti

2. Kode nomer dapat disamakan untuk semua unit

3. Perluasan nomor tidak terbatas

4. Tunjuk saling disusun bersama indeks

5. Indeks memuat semua koresponden

Dalam penomoran surat bisa dilakuakan setelah pembuatan konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan.Tujuan penomoran ini untuk diagendakan atau dicatat dalam buku agenda dan penomoran yang dilakukan pada surat yang akan disimpan. Untuk penomoran pada konsep surat misalnya:245/KU/III/2004 artinya

245 adalah nomor urut yang diambil dai buku agenda

KU adalah masalah keuangan

2004 adalah tahun surat dibuat

Dalam penomoran surat dengan menggunakan sistem Dewey. Dapat dibagi menjadi 10 kelompok ilmu pengetahuan. Sistem biasa ini disebut sistem desimal atau sepuluhan misalnya

351 masalah kepegawaian

351.1 Pengadaan

351.2 Pengangkatan

351.3 Mutasi

351. 4 Jabatan dsb

Sistem nomor yang sering digunkana adalah sistem nomor dewey atau sestem nomor terminal digit. Adapun untuk mengindeks sistem nomor terminal digit biasanya menggunakan nomor urut dalam buku arsip. Nomor urut diawali dari 0000, 0001,0002 dan seterusnya (minimal 4 digit)

Contoh buku arsip :

NO.Urut	Tanggal		Judul	Perihal	No.Warkat	ket.
	Surat	Terima
1	10/02/2011	12/2/2011	Karmila	Cuti	008/KP/II/11

Contoh daftar klasifikasi sistem nomor ;

000 ORGANISASI

100 MANAJEMEN

200 KEPEGAWAIAAN

200 PERSEKUTUAN PEGAWAI

210 MUTASI PEGAWAI

220 CUTI PEGAWAI

230 PENGEMBANGAN PEGAWAI

240 KESEJAHTERAAN PEGAWAI

250 PEMBERHENTIAN PEGAWAI

C. MENGINDEKS SISTEM ABJAD

Pada penyimpanan yang menggunakan sistem abjad, cara mengindeks yaitu diambil judul yang terpenting. Ada empat ketentuan mengindeks sistem abjad :

a. Mengindeks nama perorangan

1. Nama orang Indonesia

Nama didahulukan adalah nama keluarga,marga, atau suami.

2. Nama orang asing

Nama didahulukan adalah nama keluarga, biasanya nama keluarga terletak paling akhir dari rangkaian nama asli.

b. Mengindeks nama perusahaan

Mengindeks nama perusahaan yang didahulukan adalah kata tangkap pertama atau nama yang merupakan ciri khusus atau nama yang membedakan dengan perusahaan lain.

Contoh :

- Toko Sepatu Pantes diindeks menjadi Pantes, toko , sepatu

- PT MAKMUR JAYA diindeks menjadi MAKMUR, Jaya, PT

c. Mengindeks nama organisasi atau perhimpunan

Apabila menggunakan singkatan maka dipanjangkan terlebih dahulu.

Contoh :

- PGRI diindeks menjadi Guru, Republik, Indonesia, Persatuan

- ISI diindeks menjadi Sekertaris, Indonesia, Ikatan

d. Mengindeks nama lembaga atau intansi

Yang dipentingkan lebih dahulu aalah nama lembaga itu sendiri ;

Contoh :

- Kementrian Tenaga Kerja, diindeks menjadi Tenaga, Kerja, Kementrian

- LAN, diindeks menjadi Adminitrasi, Negara, Lembaga

D. MENGINDEKS SISTEM WILAYAH

Mengindeks sistem wilayah yang dijadikan dasar adalah daftar klasifikasi wilayah.daftar ini disusun berdasarkan letak geografi dan ketatanegaraan pemerintah suatu negara.

Contoh :

JAWA BARAT	JAWA TENGAH
1. Bandung	1.Banjar Negara
2. Banten	2.Ambawara
3. Cianjur	3.Kudus
4. Kuningan	4.Purwokerto
5. Tanggerang	5.Semarang

E. MENGINDEKS SISTEM TANGGAL

Cara ini dapat dibilang lebih mudah karena yang dijadikan unit pertama adalah tahun, unit kedua adalah bulan,unit ketiga adalah tanggal dari surat tersebut.

Contoh : Surat tanggal 10 Januari 2011 apabila diindeks menjadi 2011, Januari 2011

F. MENGINDEKS SISTEM MASALAH

Mengindeks sistem masalah yang dijadikan dasaradalah daftar klasifikasi masalah. Daftar klasifikasi ini seperti daftar klasifikasi sistem nomor, hanya saja dalam daftar klasifikasi ini kodeyang digunakan tidak hanya berupa angka tetapi bisa juga menggunakan urutan abjad atau kombinasiantara angka dan abjad.

Contoh daftar klasifikasi masalah :

KODE	MASALAH UTAMA	MASALAH	SUBMASLAH
KP	KEPEGAWAIAN	1. Perekrutan	1. formasi
			2. lamaran
			3. penempatan
		2. Cuti	1. cuti sakit
			2. cuti melahirkan
			3. cuti tahunan
			4. cuti haid
		3. Pengembangan	1. diklat
			2. penataran
			3. magang
			4. seminar

PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI

1. PROSES PENYIMPANAN SURAT

Sebelum surat disimpan terlebih dahulu surat tersebut harus :

a. Diperiksa

b.Diindeks

c.Diberi kode

d.Disortir

e.Ditempatkan sesuai sistem yang digunakan

Proses penyimpanan surat seperti urutan di atas dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Memeriksa

Surat atau documen yang akan disimpan seharusnya diperiksa terlebih dahulu, apakah surat itu sudah layak disimpan atau belum. Pemeriksaan ini sangat penting untuk proses penyimpanan

b. Mengindeks

Mengindeks adalah proses penentuan judul dari sebuah surat atau documen untuk kepentingan penyimpanan. Dalam hal ini seorang petugas harus dapat menentukan judul dari surat tersebut sebagai pegangan dalam penemuan kembali

c. Memberi Kode

Setalah surat atau documen diindeks petugas memberikan kode atau tanda surat yang akan disimpan dengan adanya tanda atau kode dalam surat, langkah selanjutnya petugas dapat menyortir ataupun menetapkan surat tersebut sesuai dengan sistem arsip yang benar.

d. Menyortir

Bila surat yang disimpan cukup banyak perlu dilakukan penyortiran. Tujuannya untuk mempermudah penempatan surat dalam tempat penyimpanan, sehingga mudah untuk dicari.

e. Penyimpanan surat

Surat yang telah diindeks, diberikode dan di sortir kemudian disimpan dalam lemari arsip, laci sesuai dengan sistem kearsipan yang digunakan.

Dengan adanya proses penyimpanan dengan baik dan teratur. Surat atau dokumen kantor yang diperlukan atau dibutuhkan kembali dapat ditemukan kembali dapat ditemukan dengan cepat, tanpa melihat-lihat setiap laci. Cukup melihat kode klasifikasi tentang surat yang dibutuhkan dan melihat kartu indeks sesuai dengan sistem yang digunakan.

2. PROSES PENEMUAN KEMBALI SURAT

Untuk menemukan kembali surat-surat yang telah disimpan sesuai dengan prosedur penyimpanan dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut ;

1) Mencari kartu indeks

2) Melihat pada kartu indeks kode penyimpanannya, kemudian mencari pada laci kartu indeks setelah ditemukan kode penyimpanannya maka langkah selanjutnya adalah mencari surat dalam map sesuai dengan judul yang dikehendaki.

Untuk menemukan kembali surat, perlu ditunjang oleh beberapa faktor :

o Kesederhanaan

o Ketepatan menyimpanan surat

o Menjamin keamanan

o Memenuhi persyaratan ekonomis

o Penempatan strategis

o Sistem yang dilakukan fleksibel

o Petugas harus memahami pengetahuan yang baik

BAB III

PENUTUP

3.1.Kesimpulan

Penataan dokumen dan penyelenggaraan kearsipan suatu kantor tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak didukung oleh sarana yang memadai. Sarana penataan arsip adalah peralatan/perlengkapan yang dipergunakan dalam menata/meyimpan arsip. Dalam pengadaan sarana penataan arsip, hendaklah diperhatikan benar bahwa peralatan yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan. Setiap perusahaan yang baik selalu memperhatikan kerapihan arsip , sebagai asset perusahaan. Data atau arsip-asrip yang dimiliki perusahaan merupakan dokumen yang menjadi kekayaan perusahaan. Karena itu, arisp-arsip tersebut harus dijaga dan dilindungi secara baik oleh perusahaan. Arsip-arsip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu system yang memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali. Kegiatan penyimpanan tersebut membutuhkan perlengkapan dan peralatan arsip yang cukup dari segi jumlah kualitas yang baik pula. Hal ini penting agar arsip-arsip tersebut terlindungi dari bahaya yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan arsip, seperti bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya.

3.2.Saran

Disetiap kantor tentu saja perlengkapan dan peralatan yang digunakan bermacam-macam sehingga semakin besar kantor dan arsip yang dikelola, maka semakin banyak dan beragam pula peralatan yang digunakan.

Dalam memilih bahan dan penataan kearsipan harus memenuhi kriteria sebagai berikut :

1. Sesuai dengan ruang lingkup organisasi

2. Sesuai dengan luas ruangan yang tersedia

3. Sesuai dengan bentuk dan ukuran arsip

4. Dapat menjamin keselamatan fisik arsip

DAFTAR PUSTAKA

Astini, Titin 2004 Melakukan Prosedur Adminitrasi, Bandung : CV. Armico

http://fadlireadi.blogspot.com/2012/11/makalah-kearsipan.html Diposkan oleh Fadli readi

Sriyani, Ika.S.Pd. Melakukan Prosedur Adminitrasi, Depok : CV. Arya Duta

Dikirim

Kepada